Obligatorio en 2015

Administración. Si su empresa trabaja para la Administración, a partir del 15 de enero de 2015 estará obligado a emitir facturas electrónicas en relación a dichas operaciones. Apunte. Esto le ocurrirá si entrega bienes o presta servicios a su ayuntamiento o a administraciones autonómicas y estatales, y también si trabaja para mutuas de la Seguridad Social u otros entes públicos (como, por ejemplo, si trabaja para una universidad pública).
Excepciones. No obstante, dicha obligación no existirá en los siguientes casos: 

• En el caso de que usted sea un empresario individual o unprofesional (puesto que esta obligación solamente existe para las sociedades).
• En el caso de que la factura no supere los 5.000 euros y de que, además, la propia administración con la que trabaje le exima de esta obligación.

Simultáneo. Si aparte de trabajar para la Administración también tiene clientes que son empresas privadas, no deberá emitir facturas electrónicas por dichos servicios. Es válido compaginar la facturación electrónica con la facturación en papel en función del tipo de cliente que tenga. 

Requisitos de la factura

Éstas, no. El hecho de enviar las facturas por correo electrónico (por ejemplo, adjuntando un fichero Word o pdf) no implica que ya está facturando electrónicamente. ¡Atención! Para que la factura electrónica sea válida, debe quedar garantizada la autenticidad de su origen (la identidad de su emisor) y la integridad de su contenido (que no se haya modificado), para lo cual deberá insertar en ella una firma electrónica a través de un certificado digital (para saber cómo obtener ese certificado digital, vea “ Obtenga el certificado Digital”, Apuntes & Consejos Construcción, año 6, número 20, página 07, 26.03.2014 ).
A partir de ahora. Si no dispone de un programa que le permita generar facturas electrónicas, acceda a la página web http://www.facturae.gob.es y descárguese una aplicación gratuita que le permitirá generar facturas electrónicas ajustadas al formato que exige la Administración (el formato Facturae). Una vez emitida la factura con todos los datos necesarios (como número, fecha de expedición…), ya la podrá firmar con firma o sello electrónicos. 

Envío y conservación

Gestiones posteriores. Una vez haya generado y firmado su factura electrónica, actúe de la siguiente forma: 

• Envíela por Internet a la administración con la que haya trabajado a través del punto de entrada de facturas electrónicas que dicha administración haya creado en su página web. Apunte. Si no ha creado dicho punto de entrada, envíela al punto de entrada de la Administración General del Estado (a través de la página webhttps://face.gob.es ).
• Respecto a la conservación de la factura, tendrá las mismas obligaciones que tendría si la hubiera emitido en papel. En este sentido, el programa de facturación electrónica le permitirá conservar una copia legible de ella, por lo que no será necesario que la imprima para su correcta conservación.